1. Verantwortlicher Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist: NeoGeeks GmbH Düpenwisch 23 25421 Pinneberg Deutschland Telefon: +49 172 5395 187 E-Mail: info@neogeeks.de Geschäftsführer: Jörg Neumann Registergericht: Amtsgericht Pinneberg, HRB 17880 PI Umsatzsteuer-ID: DE365080590 Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Online-Auftritte unter https://neogeeks.de sowie https://idaw.neogeeks.de und für alle damit verbundenen Unterseiten, Funktionen und Inhalte. 2. Datenschutzbeauftragter Wir haben aufgrund der Größe und Struktur unseres Unternehmens keinen gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an den oben genannten Verantwortlichen. 3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung 3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf einer anderen gesetzlichen Grundlage. 3.2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. 3.3 Datenlöschung und Speicherdauer Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von regelmäßig 6 bis 10 Jahren gemäß HGB und AO). 4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles 4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben: • IP-Adresse des Nutzers (in der Regel gekürzt bzw. anonymisiert) • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • Name und URL der abgerufenen Datei • Übertragene Datenmenge • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war • Verwendeter Browsertyp und dessen Version • Verwendetes Betriebssystem • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite) • Internet-Service-Provider des Nutzers Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. 4.2 Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 4.3 Zweck der Datenverarbeitung Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 4.4 Dauer der Speicherung Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 30 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, sofern die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet wurden, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist. 5. Hosting Unsere Websites werden bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf unseren Websites erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich u.a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln. Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Hoster haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Dies ist ein datenschutzrechtlich vorgeschriebener Vertrag, der gewährleistet, dass der Hoster die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet. 6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular 6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Auf unseren Websites ist eine Kontaktaufnahme über bereitgestellte E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Kontaktformulare möglich. Nehmen Sie per E-Mail, telefonisch oder über ein Kontaktformular mit uns Kontakt auf, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z.B. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer sowie Ihre Anfrage) von uns zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert und verarbeitet. Speziell auf der Seite https://idaw.neogeeks.de können Sie über ein Formular (Felder: Vorname, Nachname, E-Mail) einen Demo-Termin bzw. ein kostenfreies Erstgespräch anfragen. Die dort eingegebenen Daten werden ausschließlich zur Kontaktaufnahme und Abwicklung Ihres Anliegens verarbeitet. 6.2 Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder, sofern erfragt, auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). 6.3 Zweck der Datenverarbeitung Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. 6.4 Dauer der Speicherung Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die über Kontaktformulare, per E-Mail oder telefonisch übermittelt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von 30 Tagen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. 7. Cookies 7.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Unsere Websites verwenden Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. 7.2 Arten von Cookies Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind erforderlich, damit die Website ordnungsgemäß funktioniert. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen wie Seitennavigation und den Zugriff auf geschützte Bereiche der Website. Ohne diese Cookies kann die Website nicht richtig funktionieren. Funktions-Cookies: Diese Cookies ermöglichen es der Website, bereits getätigte Angaben (wie zum Beispiel die gewählte Sprache) zu speichern und dem Nutzer verbesserte, persönlichere Funktionen anzubieten. Statistik-/Analyse-Cookies: Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit der Website interagieren, indem Informationen anonym gesammelt und gemeldet werden. Marketing-Cookies: Diese Cookies werden verwendet, um Besuchern relevante Werbung zu zeigen. Sie werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung eingesetzt. 7.3 Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analyse-, Statistik- oder Marketingzwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. 7.4 Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Websites deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Websites vollumfänglich genutzt werden. Eine erteilte Einwilligung in die Verwendung nicht notwendiger Cookies können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen auf unserer Website anpassen. 8. Eingesetzte Dienste und Drittanbieter 8.1 Microsoft Azure (IDAW-Plattform) Für die Bereitstellung unserer Lösung IDAW (Intelligent Document Automation Workflows) sowie zur Verarbeitung von Dokumenten- und Projektdaten nutzen wir Dienste der Microsoft Azure Cloud. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, bzw. deren europäische Tochtergesellschaft Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union und kann auf Wunsch unserer Kunden vollständig in Deutschland abgebildet werden. Sollte in Ausnahmefällen eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich sein, erfolgt diese ausschließlich auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO sowie unter Berücksichtigung des EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und leistungsfähigen Cloud-Betrieb). Mit Microsoft haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement 8.2 OneCDN (Mediendienste) Auf der Seite https://idaw.neogeeks.de werden Bild- und Mediendateien über den Dienst OneCDN (onecdn.io) ausgeliefert. Beim Abruf dieser Inhalte kann Ihre IP-Adresse an den Anbieter des Dienstes übermittelt werden, da ohne die IP-Adresse eine Auslieferung der Inhalte an Ihren Browser nicht möglich wäre. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der schnellen, zuverlässigen und bandbreitenschonenden Auslieferung unserer Medieninhalte.

8.3 Cloudflare Auf unserer Website https://neogeeks.de setzen wir Funktionen des Anbieters Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ein (z.B. zur Verschleierung von E-Mail-Adressen gegen Spam-Bots, sog. "Email Address Obfuscation"). Hierbei können Daten wie IP-Adresse und Aufrufinformationen an Cloudflare übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz vor Missbrauch sowie an der Sicherheit und Performance unserer Website. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

8.4 WordPress Unsere Website https://neogeeks.de wird mit der Software WordPress betrieben. WordPress ist ein Open-Source-Content-Management-System. Die Software selbst speichert keine personenbezogenen Daten auf externen Servern. Cookies oder Logfiles können durch WordPress-spezifische Funktionen erzeugt werden (siehe hierzu die Abschnitte "Cookies" und "Bereitstellung der Website").

9. Besondere Hinweise zur Nutzung von IDAW Im Rahmen unserer Dienstleistung IDAW (Intelligent Document Automation Workflows) verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden personenbezogene Daten, die in Dokumenten, E-Mails oder sonstigen Inhalten enthalten sein können. Die Verarbeitung erfolgt in diesen Fällen als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines mit dem jeweiligen Kunden abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die in seinen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Rahmen der mit dem Kunden vereinbarten Zwecke und der dokumentierten Weisungen. Die technische Verarbeitung erfolgt in der Microsoft Azure Cloud und kann auf Wunsch vollständig in Rechenzentren innerhalb Deutschlands abgebildet werden. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. 10. Rechte der betroffenen Person Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu: 10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen Auskunft über die in Art. 15 DSGVO genannten Informationen verlangen. 10.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. 10.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen. 10.4 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht zur Wahrnehmung rechtlicher Pflichten oder Interessen erforderlich ist. 10.5 Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO) Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. 10.6 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. 10.7 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 10.8 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. 10.9 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. 10.10 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) Holstenstraße 98 24103 Kiel Telefon: +49 431 988-1200 E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de Website: https://www.datenschutzzentrum.de 11. Datensicherheit Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL- bzw. TLS-Verfahren in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit-Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit-Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unserer Websites verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schlüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in Ihrer Browserzeile. Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. 12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand April 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Websites und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unseren Websites von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden. Stand: April 2026