60%
aller deutschen Mittelständler nutzen bis 2026 KI zur Dokumenten-verarbeitung (IDC Prognose).
73%
verkürzt sich die Durchlaufzeit durch automatisierte Rechnungsprüfung (Gartner Daten).
82%
reduzierte Fehler durch automatisierte Rechnungsprüfung (Gartner)
4,3-fach
Durchschnittlicher ROI nach 12 Monaten
Umgang mit Dokumenten
Warum Ihre bestehenden Prozesse Sie täglich Zeit, Nerven und Geld kosten.
Ihre Mitarbeiter verschwenden wertvolle Stunden mit Copy & Paste, händischem Sortieren und fehleranfälliger Eingabe.
Medienbrüche sorgen für doppelte Arbeit und Stress – jeden Tag.
Das kostet nicht nur Produktivität – sondern bares Geld.
Hier einige Beispiele:
- Auftragsdokumente abtippen
- Rechnungen manuell prüfen und verbuchen
- Anfragen per Mail beantworten
- Reisebelege verarbeiten
- Gesprächsnotizen digitalisieren
- Verträge prüfen
- Behördenformulare ausfüllen
Das Prüfen von Dokumenten und das Extrahieren der Daten nimmt einen Großteil der Arbeitszeit in Anpruch.
Intelligente Analyse
In der Analysephase liest die KI nicht nur die enthaltenen Daten aus – sie versteht auch deren Bedeutung und leitet daraus automatisch passende Aktionen ab.
Das ermöglicht intelligente Entscheidungen in Echtzeit und hebt die Prozessautomatisierung auf ein neues Level.
Daten extrahieren
Extrahiert zuverlässig alle relevanten Daten – egal ob aus PDFs, eingescannten Dokumenten oder Handyfotos.
Selbst unstrukturierte Inhalte wie Tabellen, Formularfelder oder Freitexte werden automatisch erkannt und korrekt zugeordnet.
Dank vortrainierter Modelle für z. B. Rechnungen, Verträge oder Visitenkarten ist IDAW sofort einsatzbereit – ohne langes Training.
Das spart manuelle Arbeit, reduziert Fehler und beschleunigt Ihre Prozesse ab dem ersten Tag.
Inhalte verstehen
Die Inhalte werden von der KI nicht nur ausgelesen, sondern wirklich verstanden.
Dies ermöglicht z.B. den Abgleich von Rechnungspositionen mit dem zugehörigen Auftrag. So werden Fehler gefunden, bevor sie teuer werden.
Auch möglich: Die Zusammenfassung bestimmter Inhalte – beispielsweise ein kompakter Abriss von Gesprächsprotokollen.
So sparen Sie Zeit für die wichtigen Dinge.
E-Rechnungen
Daten werden aus E-Rechnungen automatisch ermittelt - egal ob im Dokument eingebettet oder als separate XRechnung-Datei.
Zudem kann die KI die einzelnen Positionen für die Finanzbuchhaltung intelligent vorkontieren.
In Anschluss können Sie dann z.B. an DATEV Unternehmen Online übertragen und dort automatisch verbucht werden.
Dies spart nicht nur viele einzelne Arbeitsschritte, sondern verringert gleichzeitig die Fehler.
Intelligente Verarbeitung
IDAW übernimmt die komplette Datenverarbeitung – schneller als ein Mitarbeiter und ohne Fehler.
So sparen Sie Zeit, vermeiden Stress und entlasten Ihre Teams.
Dokumente erstellen
Auf Basis der ermittelten Daten können neue Dokumente erstellt werden.
So wäre es beispielsweise denkbar die Informationen aus mehreren E-Mail-Anhängen in einem Dokument zusammen zu fassen.
Auch das automatisierte Verfassen und Senden von E-Mails ist möglich.
So ersparen Sie sich zeitaufwändiges Formulieren und Formatierungen.
Daten übertragen
Ein weiterer Anwendungsfall ist der automatische Import von extrahierten Daten in nachgelagerte Systeme, wie ERP-, CRM- oder TMS-Systeme.
Wir verbinden dabei die KI mit Ihren individuellen Systemen.
Auch die Übergabe der Originaldokumente in Archivsysteme ist möglich.
So ersparen Sie ihrem Team das manuelle Abtippen von Daten oder fehleranfälliges Copy & Paste.
Workflows starten
Sobald alle Informationen aus den Dokumenten extrahiert und interpretiert wurden, können sie gezielt weiterverarbeitet werden – zum Beispiel in Form automatisierter Workflows, die sich direkt aus den Daten ableiten lassen.
So lassen sich zum Beispiel Freigabeprozesse individuell abbilden.
Das Ergebnis: Schnellere Abläufe, weniger Fehler und deutlich weniger manueller Aufwand.
Intelligenter Import
Egal ob per E-Mail, Scanner oder Upload – IDAW erkennt automatisch, um welches Dokument es sich handelt, und leitet es richtig weiter.
Das spart hunderte Klicks pro Tag – und verhindert, dass etwas verloren geht.
E-Mail-Überwachung
Ein KI-Agent überwacht regelmäßig ein definiertes E-Mail-Postfach und erkennt automatisch neue eingehende Nachrichten.
Sowohl der Mailtext als auch Anhänge wie PDFs oder Bilder werden dabei vollständig analysiert und verarbeitet. Die Ergebnisse können direkt in Outlook über ein Add-In angezeigt werden.
Das spart Zeit, reduziert manuellen Aufwand und sorgt für deutlich schnellere Reaktionszeiten.
Dateisystem monitoren
Ein KI-Agent überwacht ein definiertes Verzeichnis und erkennt automatisch, wenn eine neue Datei abgelegt wird.
Diese wird anschließend vollautomatisch verarbeitet. Bei Bedarf wird auch eine Ausgabedatei erzeugt und im Dateisystem gespeichert.
Die Interaktion mit der KI wird dadurch so leicht wie das Kopieren einer Datei.
SharePoint scannen
Auch SharePoint-Listen können automatisch überwacht werden.
Sobald ein Dokument hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird, erkennt der KI-Agent das sofort und stößt definierte Aktionen an – ganz ohne manuelles Eingreifen.
Ebenfalls möglich: Import aus einem Teams Chat oder Channel.
Die perfekte Integration in die Microsoft 365-Welt.
Beispiel-Szenarien
IDAW ist wie ein Baukasten, dessen Teile beliebig miteinander kombiniert und erweitert werden können. Auf diese Weise entstehen hoch individualiserte Lösungen, die den maximalen Grad an Automation ermöglichen und ein Maximum an Geld und Arbeitszeit einsparen.
In diesen Szenarien sehen sie beispielhaft, wie effizient sich typische Arbeitsabläufe mit Hilfe einer IDAW-Entwicklungslösung automatisieren lassen.
Aufträge automatisch anlegen
In einer Spedition gehen Auftragsdokumente per E-Mail ein. Ein KI-Agent startet im Hintergrund automatisch den Verarbeitungsprozess.
Er löst die Anhänge, extrahiert alle relevanten Daten und wandelt sie in das Zielformat des ERP-Systems um. Die aufbereiteten Informationen werden dem Anwender zur Freigabe angezeigt – nach Bestätigung erfolgt die Übergabe direkt ins System.
Ergebnis: 80 % weniger manuelle Arbeit.
Rechnungseingang automatisieren
In einem Handelsunternehmen gehen Rechnungen per E-Mail ein. Ein KI-Agent prüft automatisch, ob es sich um eine E-Rechnung handelt.
Handelt es sich um ein PDF, werden alle relevanten Daten extrahiert. Bei E-Rechnungen werden die strukturierten Felder direkt ausgelesen und dem Anwender übersichtlich dargestellt – inklusive Buchungsvorschlag für die Finanzbuchhaltung.
Nach Freigabe können die Daten direkt ins ERP-System oder via Schnittstelle in DATEV Unternehmen Online übernommen werden.
Ergebnis: 90% schnellere Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Angebote automatisch kalkulieren
In einem Logistikunternehmen gehen unstrukturiert Anfragen per E-Mail ein.
Der KI-Agent analysiert den Mailtext, erkennt automatisch alle relevanten Fakten und stellt sie übersichtlich im Outlook-Add-In dar. Auf Wunsch wird die Anfrage direkt mit ERP-Daten angereichert, kalkuliert – und ein fertiges Angebot erstellt.
Auch um das Verfassen der Antwortmail und die Übertragung ins CRM kümmert sich der Agent – und das alles ohne Outlook zu verlassen.
Ergebnis: bis zu 70% schnellere Angebote.
Vorteile
Die Automation von Dokumenten-basierte Prozessen macht Ihr Unternehmen effizienter.
Schnellere Auftragsabwicklung
Hohe Automation bedeutet auch immer eine hohe Skalierung Ihrer Prozesse. Aufträge können viel schneller und effizienter abgearbeitet werden. Dies erhöht die Lieferbereitschaft.
Bearbeiten Sie Anträge in der Hälfte der Zeit – mit automatischer Vorprüfung und Validierung.
Geringere Fehlerquote
Automation verringert nicht nur die Fehlerquote gegenüber manueller Tätigkeiten, sondern ermöglicht es auch zusätzliche Prüfungen zu etablieren, die vorher aus Kapazitätsgründen nicht möglich waren.
Sparen Sie bares Geld durch das Reduzierung von Fehlern und den reibungslosen Ablauf Ihrer Prozesse.
100% individualisierbar
Wir entwickeln die Lösung mit Ihnen zusammen und nach Ihren Anforderungen. Uns geht es darum den maximalen Wirkungsgrad bei der Automatisierung Ihrer Prozesse zu erreichen. Hierbei passen wir uns Ihrer IT-Infrastrutkur und Ihren Systemen an und unterstützen Sie bei Konfiguration und Betrieb.
Durch eine individuelle Lösung erreichen Sie den maximalen Wirkungsgrad.
Datensicherheit
IDAW basiert auf Diensten der Microsoft Azure Cloud. Diese konfigurieren wir individuell auf Ihre Anforderungen. So kann zum Beispiel ein vollständiger Betrieb in Deutschland gewährleistet werden. Zudem laufen die Dienste vollständig im Sicherheitsbereich Ihres Unternehmens.
Die Lösung skaliert und ermöglicht Ihnen Wachstum ohne weitere Anpassungen.
Support
Wir fühlen uns auch nach der Entwicklung für Ihre individuelle Lösung verantwortlich. Daher bieten wir eine kontinuierliche Betreuung und Weiterentwicklung im Anschluss an das Projekt an. So passt sich die Lösung flexibel an die Veränderungen Ihres Geschäfts an und kann stetig wachsen.
Auf diese Weise kann Ihre Lösung wachsen und wird ständig betreut.
Projekt-vorgehen
Durchführung
- Gemeinsame Analyse der Prozesse
- Konzeption einer individuellen Lösung basierend auf fertigen Bausteinen
- Entwicklung der KI
- Test und Feedback sammeln
- Anpassungen und Fine Tuning
- Rollout der Lösung in Ihrer IT-Infrastruktur
Dauer
- ca. 4-6 Wochen für eine erste Lösung
- Wöchentliche Abstimmungstermine
Rollout
- Dokumentation der Lösung
- Deployment in Ihre Umgebung
- Weitere Betreuung auf Wunsch
Automatisierter Import von Auftragsdaten
Für einen Kunden aus der Container-Logistik wurde ein KI-basiertes System entwickelt, das Transportaufträge automatisch verarbeitet.
Der KI-Agent überwacht ein definiertes E-Mail-Postfach und erkennt neue eingehende Transportauftragsdokumente. Die enthaltenen Daten werden automatisch extrahiert, strukturiert und in ein Format überführt, das direkt ins Transportmanagement-System importiert werden kann.
Vor dem finalen Import kann der Benutzer die Daten prüfen, ergänzen und freigeben.
Das Ergebnis: Deutlich höhere Produktivität durch wegfallende manuelle Dateneingabe – und gleichzeitig mehr Qualität, da Übertragungsfehler nahezu ausgeschlossen sind.
Automatisierte Prüfung von Reinigungszertifikaten
Für eine Fachspedition aus der Tanklogistik wurde ein KI-Agent entwickelt, der Reinigungszertifikate automatisch mit den zugehörigen Auftragsdaten abgleicht.
Der Agent überwacht ein definiertes E-Mail-Postfach, analysiert eingehende Reinigungszertifikate und verknüpft sie mit den passenden Aufträgen. Anschließend werden die einzelnen Positionen anhand der EFTCO-Code-Tabelle geprüft und mit den geplanten Tätigkeiten abgeglichen.
So lassen sich fehlerhafte oder nicht beauftragte Arbeiten schnell identifizieren.
Das Ergebnis: Der Kunde profitiert von höherer Prozessqualität, mehr Produktivität – und spart bares Geld durch die Vermeidung falsch abgerechneter Leistungen.
Generierung von Transportdokumenten
Für einen Kunden aus der Schwerlast-Logistik wurde ein KI-basiertes System entwickelt, das behördliche Genehmigungsanträge automatisiert analysiert, abgleicht und konsolidiert.
Der KI-Agent prüft dabei sowohl die ursprünglich beantragten Wegstrecken als auch die Änderungen, Ergänzungen und Auflagen der genehmigenden Behörde.
Alle Informationen werden strukturiert zusammengeführt und in eine editierbare Word-Datei überführt, die als konsolidierte Arbeitsgrundlage dient.
Das Ergebnis: Spürbare Entlastung der Mitarbeitenden, deutlich höhere Effizienz und eine bessere Skalierbarkeit im Tagesgeschäft.
FAQ
Die wichtigesten Fragen und Antworten rund um unsere KI-Lösung.
Was kostet das?
Weniger als ein halber Mitarbeiter – bei 5x höherer Produktivität.
Ist IDAW sicher?
100 % DSGVO-konform, geprüft & revisionssicher.
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Wir arbeiten mit Diensten der Microsoft Azure-Cloud. Diese ermöglicht die genaue Festlegung des Speicherortes, sowie die Absicherung und Verschlüsselung der Daten. Azure erfüllt alle relevanten Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien der EU, bzw. Deutschland.
Wie hoch ist die Extraktionsgenauigkeit?
Bei lesbaren PDF-Dateien ist die Extraktionsgenauigkeit bei nahezu 100%. Die Kontexterkennung – also welcher Inhalt zu welchem Feld gehört – hängt von der Struktur der jeweiligen Dokumente ab. Unserer Erfahrung nach, bekommen durch eine Analyse der entsprechenden Dokumente das System so angepasst, das alle gewünschten Informationen ermittelt werden können.
Bei der Extraktion von E-Mail-Texten liegt die Erkennungsgenauigkeit ebenfalls bei nahezu 100%. Hier ist die Interpretation der Inhalte das Entscheidende. Durch die Definition einer festen Struktur (welche Inhalte bzw. Felder werden erwartet), ist eine sehr hohe Erkennung der Fakten möglich
Welche Sprachen unterstützt das Modell?
Das Modell für die Dokumentenerkennung unterstützt bei der OCR-Erkennung 190 Sprachen und Dialekte. Wenn wir ein vortrainiertes Modell, z.B. zur Analyse von Rechnungen verwenden, können wir mit den folgenden Sprachen arbeiten: Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch, Chinesisch, Japanisch und Koreanisch.
Wie wird das Modell trainiert?
Wir arbeiten größtenteils mit generativer KI. Hierbei müssen die Modelle nicht für einen bestimmten Zweck trainiert werden. Stattdessen wird das Modell durch Prompting, sowie der Manipulation einige technische Parameter eingestellt. Falls dies nicht reicht, kann das Modell durch sogenanntes Feintuning auf spezielle Use Cases abgestimmt werden. Bei der Dokumentenerkennung arbeiten wir mit klassischen OCR- und Layout-Modellen. Diese bieten grundlegende Extraktionsfähigkeiten, die meist ausrechend sind. Zusätzlich können vortrainierte Modell, z.B. für die Extraktion von Rechnungsdaten verwendet werden. Falls dies alles nicht reicht, können benutzerdefinierte Modell erstellt werden, die mit konkreten Layouts von Dokumenten trainiert werden.
Ist die Anzahl an verschiedenen Datenfeldern limitiert?
Nein. Wir können alle Daten, die über den Mailtext oder die Dokumente ermittelt werden in Ihre Systeme importieren.
Wie viele Beispieldatensätzen werden benötigt?
Wir benötigen Beispiel E-Mails (jeweils mit und ohne Anhang) zu den häufigsten Kundenanfragen und Aufträgen. 30-40 solcher Mails sollten zur Analyse und Test ausreichen. Zusätzlich könnten Sie noch 30-40 Beispiele bereitstellen, die eher selten oder speziell im Aufbau sind. Mit dieser Datenbasis sollten wir zu guten Ergebnissen kommen.
Welche Dateitypen werden unterstützt?
Die folgenden Dateiformate werden von unserer Lösung unterstützt:
- PDF (Text lesbare oder gescannte PDFs)
- Bildformate (JPG, PNG, BMP, TIFF, HEIF)
- Microsoft-Office (Word [.docx], Excel [.xlsx], PowerPoint [.pptx])
- HTML
Hinweise zu Input-Limits:
- Dateigröße: bis 500 MB (S0); 4 MB (F0)
- Bildmaße: mind. 50×50 px, max. 10 000×10 000 px
Werden nur Mailinhalte analysiert?
Wir können neben den Mailtexten auch Anhänge mit PDF-Format, sowie Excel-Dateien (.xlsx) auslesen bzw. verarbeiten.
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